Groothandel ondervindt uitdagingen bij onstuimige groei: op zoek naar een structurele oplossing voor 2019

Wie het economische nieuws volgt, weet dat het bedrijfsleven in Nederland voor een aantal lastige uitdagingen staat. Zoals het personeelstekort. Dat dit alles ook leidt tot andere aanverwante uitdagingen, is inmiddels ook helder. Aan het woord is John Faas, Business Unit Manager bij groothandel Baars & Bloemhoff. “Ook wij kennen deze problematiek”, zegt hij. “Wij hebben eind vorig jaar besloten om hier transparant over te zijn; de enorme groei zit ons nu dwars.”

“Als een organisatie in haar kernwaarden heeft staan dat je transparant en open wilt zijn naar de markt, dan mag dit niet alleen van toepassing zijn als het goed gaat”, vervolgt John. “Als het minder gaat, dan moet je dat ook durven vertellen. Want helaas… onze leverbetrouwbaarheid, waar we een zeer goede reputatie mee hadden opgebouwd, staat onder druk.” 

“We kunnen op het moment niet altijd meer waarmaken wat we beloven. Ja, dat vinden we echt verschrikkelijk. Het verlenen van service zit immers in onze genen. We realiseren ons namelijk als geen ander dat wij – als groothandel – niet alleen leverancier zijn voor onze klanten, maar dat we onderdeel zijn van de keten. En, dat we dus ook onderdeel zijn van de bedrijfsprocessen van onze klanten. Als wij iets niet kunnen waarmaken, dan heeft dat gevolgen. Andere bedrijven hebben dus last van ons.”

Volgens John groeit Baars & Bloemhoff met dubbele cijfers. “De afgelopen maanden hebben wij te maken met een onstuimige groei in het aantal orders. Hierop hebben wij niet snel genoeg weten te anticiperen. Zo hebben wij op het moment veel problemen om goed personeel te vinden. We moeten het meerwerk met minder mensen doen en uiteindelijk zit daar een grens aan. Het orderpicken gaat nu namelijk dagelijks tot diep in de nacht door. Daarnaast hebben wij recentelijk een nieuw warehousemanagementsysteem in gebruik genomen. Juist om klaar te zijn voor de toekomst. Deze nieuwe werkwijze en systemen brengen ook de nodige opstartproblemen met zich mee. Dit in combinatie met de personele uitdagingen zorgt ervoor dat onze leverbetrouwbaarheid op dit moment echt onder druk staat.”

“We hebben ontdekt dat communicatie ook in zo een situatie essentieel is. Want tja… echt goed nieuws hebben we nu niet voor onze klanten.”

Confronterend
Transparantie – maar dan ook échte transparantie – is daarom het toverwoord. “Deze eerlijkheid over onze organisatie is best confronterend, geef ik toe”, vertelt John. “Tegelijkertijd zie ik dat er begrip is in de markt. Natuurlijk moeten onze klanten nu ook hun processen aanpassen of hun beloftes naar hún klanten anders formuleren. Maar… ik zie ook dat ze graag met ons willen meedenken op zoek naar een oplossing. Ik vermoed dat die gunfactor het positieve resultaat is van continu veel aandacht voor relatiebeheer in het verleden. Om het heel eerlijk te zeggen; de kwetsbaarheid die we nu tonen, wordt gewaardeerd. De buitenwereld ziet dat wij ook slechts een organisatie met ‘gewone’ mensen zijn.”

Maar regeren is wel vooruitzien. Dat realiseert John zich als geen ander. “We hebben de huidige situatie erkend, we communiceren erover, maar uiteraard werken wij ook keihard aan een structurele oplossing. “De afgelopen weken hebben wij al diverse fouten uit het nieuwe systeem weten te halen. We gaan nog meer tijd vrijmaken om processen te digitaliseren. Minder handelingen dus per persoon. Daardoor kan ook de foutenmarge omlaag. Ten tweede denken we hard na over ons eigen interne mens- en organisatieplan. We willen onze logistieke talenten behouden. En we willen meer talenten werven. Nieuwe collega’s worden ook intensief begeleid zodat ook hun kennispeil sneller op niveau is.”

“Het doel? Onze organisatie gezond houden en kunnen leveren wat we willen blijven leveren: kwaliteit en betrouwbaarheid. Over een paar jaar willen we daar nog steeds mee geassocieerd worden.”      

Tekst: Jerry Helmers   Beeld: Baars & Bloemhoff